Ausbildung für Notfallstäbe in Industrie und öffentlichem Dienst

Öffentliche Organisationen und Unternehmen waren und sind Risiken ausgesetzt, die die Produktivität oder die
kontinuierliche und zeitnahe Erbringung ihrer Dienstleistungen für die Bürger/Kunden gefährden. Diese Risiken steigen durch
verschiedene Entwicklungen und Trends in der Gesellschaft und der Wirtschaft bei. Dazu zählen internationale Abhängigkeiten, zunehmende Vernetzung insbesondere der Produktivsysteme, Automatisierung, Outsourcing und politische Spannungen.

Die resultierende Komplexität allein in der Informationstechnik und den Beziehungen zu externen Dienstleistern können Ereignisse wie Feuer, Hochwasser oder der Ausfall von Informationstechnik, Dienstleistern, Lieferanten oder Personal zu existenzbedrohenden Geschehnissen aufwachsen lassen. Nicht zuletzt nehmen Bedrohungen wie Pandemien, Extremwetter oder Terrorismus stetig zu.

• Menschenleben
  Zuständigkeit:   Feuerwehr

• Sachen, Umwelt
  Zuständigkeit:   Feuerwehr + Notfallstab

• Finanzen / Lieferfähigkeit
  Zuständigkeit:   Feuerwehr + Notfallstab

Warum Notfallstab

Um in schwerwiegenden Notfällen übergeordnete oder strategische Entscheidungen zu treffen, benötigt man eine Instanz, die mit Abstand von der akuten Notfallbewältigung arbeitet. Daher sind Unternehmer sogar teilweise rechtlich aufgefordert in Störfällen bestimmter Betriebsbereiche Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, die praktisch nur mittels der Organisation "Notfall- oder Krisenstab" zu lösen sind. So verpflichtet die Störfallverordnung über die selbstverständlichen Gefahrenabwehrmaßnahmen (§5 12. BImSchV) hinaus auch konkrete Informationspflichten (§4 12. BImSchV) und Sanierungspflichten (§6 12. BImSchV).

Entscheidungen in unternehmensweiten Notfällen fallen unter Zeitdruck und können nicht aufgrund vorgegebener Regelungen, bekannter Entscheidungsroutinen oder üblichen Entscheidungswege getroffen werden. Es gilt Fehler, Panik und Hektik in Notfällen durch organisiertes Handeln minimieren oder ganz verhindern => Dem Kaninchen die Richtung geben.
Das Wesen des Notfallstabes ist das Einleiten und Durchsetzen von Maßnahmen.

Notfall- und Krisenmanagement ist nicht die Fortführung des „business as usual“ unter erschwerten Bedingungen, sondern die strukturelle und organisatorische Anpassung der jeweiligen Organisation an eine „Ausnahmesituation“.

Tragischerweise ist eine Krise nicht zwangsläufig eine Steigerung von bereits erlebten Störungen, Notlagen oder Katastrophen. Teilweise werden solche disruptiven Ereignisse erst durch eine mangelhaft gemanagte Krise ausgelöst.

Aufbau der Organisation "Notfallstab"

Aufbau des Notfall- und Krisenmanagements

Begriff Notfallstab

Die Außenwirkung des Wortes „Krise“ ist gerade in der Öffentlichkeitsarbeit von Unternehmen negativ belastet. Zudem ist der Krisenstab ein geschützter Begriff im Verwaltungsaufbau und daher Verwechselungsgefahr. In ad-hoc-Lagen richtet die öffentliche Verwaltung bereits ab kommunaler Ebene einen Krisenstab ein. Hier bestünde immer die Verwechselungsgefahr bei gleichen Begriffen. Insofern sollte in Unternehmen immer der Begriff Notfallstab Verwendung finden.

Organisation Notfallstab

Der Notfallstab ist ein Beratungs- und Führungsgremium und trifft im Notfall die Handlungsentscheidungen. Er entlastet die Unternehmensführung von vorbereitenden Arbeiten, damit sie sich den grundlegenden Entscheidungen widmen kann.
Der Stab übernimmt „im Notfall“ die reguläre Führungsorganisation.

Bsp.: Bei einer Flutwelle in der Urlaubsregion bereitet der Stab die Alternativen vor „Rückholen aller Urlauber“ und „Unterbringen in anderen Hotels“. Der Vorstand des Reiseveranstalters wählt dann aus und trifft so die Grundsatzentscheidung.

Der Stab bringt durch seine explizite Personalauswahl verschiedene Abteilungen, Kompetenzen und Positionen in problemorientierten und gleichberechtigten Sachgebieten zusammen und legt gemeinsame Lösung fest.

Arbeitsweise Notfallstab

Die Notfallbewältigung erfolgt immer im Zyklus, bei dem "nach der Krise" immer "vor der Krise" ist.

• Vorbereitung „Prepare“
  Strukturen schaffen, die im Ereignisfalle das Einleiten und Durchsetzen von Abwehrmaßnahmen sicherstellen.
  Dazu gehören Vorhalten einer Stabsorganisation, Zugriff auf alle Unternehmensressourcen sowie das Bereithalten notwendiger Arbeits- und Produktionsmittel (redundante Lieferketten) für den Notfall.   
• Reaktion „Response“
  Bewältigung durch zeitlich limitierte Maßnahmen unmittelbar nach dem Ereignis mit organisiertem Vorgehen von Personal, Einsatzorganisationen. Insbesondere die Zusammenarbeit mit Gefahrenabwehrbehörden und öffentlichen Stellen. 
  
• Wiederherstellen „Recovery“
  Vorbereiten der organisatorischen, technischen und finanziellen Voraussetzungen für den Wiederanlauf der beschädigten Unternehmensteile. Dazu gehören die Kontakthaltung mit Anlagen-/Systemherstellern, Vertragsgestaltung für den Support, Aufbau eines Organisationsgedächtnis um alles Wissen und alle Fähigkeiten im Unternehmen allen Personen resilient zur Verfügung stellen zu können.
  
• Vorbeugen „Prevention“
  Strukturen schaffen, die das potentielle Schadensausmaß begrenzen.
  Dazu gehören Installation sicherheitsrelevanter Anlagen, resiliente Instandhaltung, sicherheitsgerichtete Leitlinien zur Beschaffung und Abnahme technischer Anlagen, Substitution risikobehafteter Stoffe oder Prozesse.
  

Die Arbeit im Stab selbst

Auch die Führung innerhalb der Reaktionsphase läuft in einem sich stetig wiederholenden (Kreis-)Prozess. Er stellt den Einsatzerfolg sicher, indem nach jeweils Planung und Anweisung eingetretene Erfolg/Misserfolg in Planung einfließt (Qualitätsentwicklung). Der PDCA-Zyklus beschreibt ursprünglich ein kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Er lässt sich gut in den Führungskreis der Gefahrenabwehr überleiten.

• Lage(-erkundung)
  Feststellen des tatsächlichen eigenen Zustandes von Personal, Immobilien, Anlagen, Produktionskapazität, Lieferanten- und Kundenbeziehungen. Primär geht es um das bestimmen der Änderungen zum Normalzustand.
• Planung
  Die Lage wird hinsichtlich der weiteren Schadensentwicklung für das Unternehmen beurteilt und die wesentlichen Schadensmöglichkeiten priorisiert. Entlang der Prioritäten entwickelt der Stab zumindest zwei Handlungsoptionen je Schaden, aus denen er sich für die Optimale entscheidet. Als Entscheidungskriterien dienen Erfolgsaussicht, Aufwand, Schnelligkeit, Umwelt, Sicherheit und Nebenwirkungen auf Reputation, Unternehmensziele und -strategien.
• Auftrag
  Der gefällte Entschluss wird durch die verfügbaren Ressourcen wie Vorhaltung, Fachfirmen, Zulieferer, Mitarbeiter usw. umgesetzt und im nächsten Zyklusdurchlauf auf Wirksamkeit und Entwicklungstendenz kontrolliert.

Ausbildung

Ihre Ausbildung durch uns, ist

• konkret auf Ihre Organisation bezogen,
• effizient und daher so kurz wie möglich / so tief wie nötig,
• methodisch angelegt nach dem Schema "erklären - tun - vertiefen - können".

Je nach Ausbildungsstufe arbeiten wir mit zwei bis fünf Dozenten in Ihren Räumen mit Ihrem Material und Ihren Gegebenheiten.

Stufen 0

Einrichten Ihrer Stabsorganisation inkl. Führungstechnik, Stabsraum, Führungsmittel und Material.

Stufe 1 - Grundausbildung

• Aufbau NSt: Wer macht Was, Wie und Womit.
•     Hochfahren aus dem Tagesgeschäft, Indienstnahme von Räumen, Personal und Technik.
  
• Handhaben der Notfallplanung, der Vordrucke, des Führungskreises.
• Praxis: Abarbeiten von Schadenszenarien mit einfacher Schadenslage.
• Bewerten: Kommunikation / Dokumentation / Führungssystem.
• Verbessern: Persönlich / die Gruppe / der Ablauf.

Stufe 2 - Vertiefung

•     Geführter Aufbau des Stabes bis in die Arbeitsphase.
  

• Praxis: unterstütztes Abarbeiten von Schadenszenarien mit einfacher Schadenslage.

Stufe 3 - Stress

• Alarmierung: Alarmruf mit den betrieblichen Alarmwegen, eigenständiges Hochfahren des Stabsraum, initialer Beginn.
  
• Praxis: Abarbeiten von einem Schadenszenario als komplexe Lage mit Feinablauf.
• Bewerten: Kommunikation / Dokumentation / Führungssystem.
• Verbessern: Persönlich / die Gruppe / der Arbeitsablauf des Stabes.
  

Stufe 4 - Vollübung

• Angekündigte Übung im Zusammenspiel mit den Unternehmensteilen.
• Einbinden der Ebenen Abtelungsleitungen, Betriebsingenieur*in, Assistenzen.
• Praxis: Abarbeiten eines komplexe Schadenszenariums.
• Bewerten: Kommunikation / Dokumentation / Führungssystem.
• Verbessern: Persönlich / die Gruppe / der Arbeitsablauf des Stabes.